کاربامحیط صفحه گستردهExcel  

صفحه گسترده به صفحه ای که جدول بندی شده است اطلاق میشود بطوری که هر خانه از جدول که خانه یا سل نامیده میشود دارای مختصات منحصر به فردی می باشد.

برنامه صفحه گسترده،برنامه ای کاربردی است که هر فایل آن از چندین صفحه جدول بندی تشکیل شده است.

این برنامه معمولابرای بودجه بندی ها وکارهای مربوط به امور مالی  از جمله خودکار کردن کارهای مالی وکارهای حساب داری وسازمان دهی مقادیر داده ای به کار می رود.

نحوه اجرا وخروج از Excel

برای اجرا ی اکسل از منوی start بر روی All programs کلیک کرده واز منوی ظاهر شده برروی

Microsoft  Excel  رفته  کلیک میکنیم.

برای خروج از محیط اکسل از منوی فایل گزینه Exit را انتخاب ویا از دکمه close استفاده میکنیم.

همانطور که قبلا گفتیم در محیط اکسل خانه های زیادی وجود دارد که از تلاقی سطر وستون ها به وجود آمده

که هر خانه را یک سلول می نامند.هر خانه دارای آدرس منحصر به فردی است ،اگر روی یک خانه کلیک کنیم

درقسمت name نام خانه انتخاب شده نوشته می شود،مثلا D8 یعنی ستون چهارم سطر هشتم.

Format cells

برای ایجاد تغییرات در هر خانه  باید خانه(ها) آن را انتخاب کرده وکلیک راست کنیم سپس روی گزینه

Format cells رفته پنجره ای همانند شکل بازمی شود،گزینه category رفته ونوع متنی که

قراراست درسلول(ها) مورد نظر ثبت شود را معین میکنیم.

درگزینه Number در قسمت Decimal places تعداد رقم اعشار لازم برای عدد را مشخص میکنیم که معمولا پیش فرض دو رقم است.

اگر گزینه use 1000 separator را تیک بزنیم اعداد را سه رقم،سه رقم جدا می کند.

در قسمت Negative numbers   نوع نمایش اعداد منفی را مشخص میکنیم.در انتها ok می کنیم.

گزینه currency درcategory:

با انتخاب این گزینه می توانیم برای اعداد symbol خاص تعریف کرد.مثلا در قسمت symbol با انتخابPersian  ریال،بعد از تایپ عدد مورد نظر و زدن کلید اینتر بطور خودکار کلمه ریال پس از عدد ما می آید.

Data:

انتخاب این گزینه از categoryبه ما امکان ثبت تاریخ به شکل دلخواه که انتخاب کردیم را می دهد.

Time:

انتخاب این گزینه امکان ثبت زمان تایپ را به ما می دهد که نوع ثبت زمان به انتخاب ما بستگی دارد.مثلا PM 1:30:55 یا13:30:55 پس از انتخابok میکنیم.

Text:

با انتخاب این گزینه در سلول(ها) مورد نظر متن خود راتایپ میکنیم.

گزینه Alignment در Format cells:

دارای قسمت هایی است ازجمله:

Horizontal:

که مشخص می کند متن از چه سمتی شروع شود

Vertical:

محل عبارت تایپ شده در سلول را مشخص میکند(بالا،پایین،وسط).

Text control:

در این قسمت سه گزینه داریم:

 wrap text : که در صورت تیک زدن عبارات زیر هم تایپ میشود.

Shrink to fit: که با تیک زدن این گزینه در صورت بیشتر شدن متن از فضای سلول،متن به اندازه سلول کوچک مشود.

Merge cells: با انتخاب این گزینه در صورت انتخاب چند خانه ،آنها را یکی میکند.

Orientation: می توان نوشته ها را به صورت اریب یا عمودی در آورد،کافی است موس را روی نقطه قرمز ر نگ قرار داده ومیزان انحراف دلخواه را انتخاب وسپس ok میکنیم.

Font:

در اینجا رنگ،فونت وسایز نوشتار را مشخص میکنیم وسپس ok میکنیم.

Border:

با انتخاب این گزینه برای جدول بندی صفحه یا مطالب نوشته شده استفاده می شود که نوع تقسیم بندی را انتخاب وok میکنیم.همچنین می توان style خطوط را مشخص کرد.

Fill:

با انتخاب این گزینه می توان رنگ پس زمینه را انتخاب ونیز میتوان محل مورد نظر را هاشور زد که رنگ درpattern color  ونوع هاشورpattern style مشخص وok را میزنیم.

 Page layout:

در نوار ابزار روی گزینه Page layout کلیک کرده این گزینه شامل قسمت هایی از جمله

Margins:

این گزینه نحوه حاشیه گذاری متن را مشخص می کند که در صورتی که بخواهیم  تغییرات دیگری بدهیم روی گزینه custom margins رفته وحاشیه بالا پایین وچپ و راست را مشخص میکنیم. برای مشاهده تغییرات روی گزینه print preview می رویم.

در منوی page setup می توان با انتخاب گزینه page نوع تایپ در صفحه را تغییر داد.

درمنوی page setup می توان با انتخاب گزینه  Header/footer  در بالا وپایین کادر عدد یا مطلب مورد نظر را چاپ نمود. مثلا در صورت انتخابfooter وگزینه page1 of? صفحات به طور خودکار از شماره 1تا آخرین صفحه در پایین صفحه شماره می خورد.

گزینه sheet در page setupمحل مورد نظر برای چاپ را انتخاب ویا می توان نحوه ترتیب چاپ صفحات را به وسلیه گزینه page order مشخص کرد.

منوی insert از نوار ابراز:

در صورتی که بخواهیم عکسی به مطالب خود اضافه کنیم روی گزینه picture کلیک کرده وتصویر مورد نظر را انتخاب می کنیم. در صورتی که بخواهیم برای جدول وداده های خود نمودار ترسیم کنیم، ابتدا داده موردنظر را انتخاب وسپس روی گزینهchart  کلیک ونوع نمودار رامشخص میکنیم.پس از انتخاب نمودار میتوان رنگ نمودار را نیز مشخص کرد.

منوی text از insert:

با انتخابtext box  می توان در خانه مورد نظر متن را تایپ ودر صورت نیاز آنرا جا بجا کرده وبه خانه دیگری برد.

گزینه Header&footer با انتخاب این گزینه میتوان به مطالب نوشته شده در صفحه سر فصل  ویا پا برگ اضافه نمود.

با انتخاب گزینه word Art در textمیتوان نوع متن را با حالت فانتزی خاص تایپ کرد.

گزینهsymbolsدر insert:

برای نوشتن فرمول های ریاضی واستفاده از نمادهای خاص از این گزینه استفاده میکنیم. در این قسمت فرمول های خاص پیش فرض نیز وجود دارد که میتوان از آنها استفاده کرد.

گزینه Data در نوار ابزار:

برای sortکردن مطالب میتوان از این گزینه استفاده کرد،گزینه فیلیتر دراین منو به ما امکان مخفی سازی اطلاعات را میدهد به این صورت که گزینهAdvanced  را انتخاب ودرقسمت

List range محل موردنظر رامشخص و OK می کنیم.

Home:

این گزینه از نوار ابزارشامل قسمت هایی از جمله:

Font:

برای انتخاب فونت،سایز و رنگ و... به کار میرود.

Alignment:

برای نوع تایپ مطالب،چپ چین وراست چین کردن ومنظم کردن خطوط تایپ به کار می رود.

Styles:

این گزینه امکان رنگی کردن سطرهای جدول برای مجزا شدن وتشخیص بهتر به کار میرود.این رنگ ها فقط در محیطExcel  قابل مشاهده هستند وموقع چاپ دیده نمی شوند.

 

Cells:

از این گزینه برای اضافه کردن یاحذف خانه(ها) استفاده میکنیم.

Editing:

دراین گزینه با انتخابAuto sum   میتوان از فرمول های موجود استفاده وبا انتخاب

More functions می توان به قسمت Insert function رفته واز فرمول های خاص استفاده نمود.که در قسمت فرمول نویسی توضیحات لازم را خواهم داد.

کار باتوابع:

برای کار با توابع روی گزینه   موجود در نوار ابزار کلیک کرده ودر قسمت or select a category گزینه  All را انتخاب کرده وبا انتخاب توابع مورد نظر در خانه انتخاب  شده تابع مورد نظر نوشته و دستور نحوه قرار دادن اطلاعات در آن نیز در حین تایپ برای ما مشخص می شود.

Sum:

برای استفاده از این تابع به این صورت در خانه مورد نظر می نویسیم:

=sum(number1,number2,…) و سپس Enter را می زنیم ، جمع خانه های موردنظر در خانه ای که فرمول را نوشته ایم نوشته می شود .

IF:

نحوه کار با این تابع به این صورت است که اگر شرط برقرار باشد قسمت اول شرط اجرا می شود و اگر برقرار نباشد قسمت دوم شرط اجرا می شود . نحوه نوشتن فرمول به این صورت است:

=if(logical _ test,[value _ if _ true],[value _ if _ false])

دستور شرطی متداخل:

اگر بخواهیم چند شرط متداخل داشته باشیم ، شرط اول را نوشته و شرط دوم را دوباره if نوشته وشرط اول و دوم را می نویسیم.

Sum if:

این دستور در صورت برقراری شرط رنج اول را جمع و در صورت برقرار نبودن رنج دوم را جمع می کند.

Count:

این دستور تعداد مقادیر  محدوده مشخص شده را می شمارد.

Average:

این دستور برای محاسبه میانگین اعداد استفاده می شود،نحوه نوشتن آن به این صورت است:

= Average(valeu1,valeu2,…)

Min:

این دستور کوچکترین عدد رنج مشخص شده را پیدا می کند.

Max:

این دستور بزرگترین عدد رنج مشخص شده را پیدا می کند.

ABS:

این دستور قدر مطلق عدد را بر می گرداند.

VLOOKUP:

این دستور برای استفاده همزمان از شیت های مختلف استفاده میشود. مثلا اطلاعاتی را در 1shit نوشته و در 2shit باتوجه به فرمولی که برای آن می نویسیم میتوان اطلاعات را از 1 shit به 2 shit  منتقل کرد.نحوه نوشتن آن به صورت زیر است:

=VLOOKUP(lookup _ value , table _ array , col _ index _ name , [range _ lookup])